Заявление

Документы делопроизводства предприятия

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

Документы делопроизводства предприятия

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

Документы делопроизводства предприятия Документы делопроизводства предприятия

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.

Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации.

В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Документы делопроизводства предприятия

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.

Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

  • документирование деятельности;
  • организация документооборота;
  • формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
  • организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

  • порядок выдачи документов для использования работникам организации;
  • предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
  • порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

  • образцы бланков документов;
  • образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
  • примерные перечни утверждаемых документов;
  • примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
  • примерные перечни нерегистрируемых документов.

Документы делопроизводства предприятия

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации.

В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

  • в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
  • во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
  • в третьем звене – организации-заказчики;
  • в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Документы делопроизводства предприятия

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Документы делопроизводства предприятия

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней.

Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации.

Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации.

Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Документы делопроизводства предприятия

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1).

Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization.

Читайте также:  Правомерны ли действия пристава: прошу ответить на -Мой сын должен по исполнительному листу 50000руб

Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р

Делопроизводство в организации: актуальные вопросы – ilex

Документы делопроизводства предприятия

Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Делопроизводство неразрывно связано с деятельностью любой организации. На наиболее часто задаваемые вопросы по его ведению ответил А.Е. Рыбаков.

Чем необходимо руководствоваться при создании и оформлении документов — Инструкцией по делопроизводству или СТБ 6.38-2016?

Нормы Инструкции по делопроизводству распространяются на все организации независимо от формы собственности (государственные, частные) и организационно-правовой формы (ООО, УП и т.д.) . Соответственно, правила делопроизводства, закрепленные в данной Инструкции, необходимо соблюдать всем организациям.

  • Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству установлено, например :
    — для документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию;
  • — обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

При работе с данными документами необходимо руководствоваться актами, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с ними. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, следует применять нормы Инструкции по делопроизводству.

Что касается СТБ 6.38-2016, то данный документ является госстандартом. Его применение организациями является добровольным . Однако если организация закрепила в своих ЛНПА обязательство по его соблюдению, то она обязана это делать.

При оформлении каких документов необходимо соблюдать требования Инструкции по делопроизводству?

Соблюдать требования Инструкции по делопроизводству необходимо при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации . Соответственно, нормы данной Инструкции распространяются на приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.

Что касается, например, договоров, отчетно-статистической, расчетно-денежной, научно-технической, медицинской документации, то при подготовке и оформлении данных документов соблюдать нормы Инструкции по делопроизводству не требуется.

Однако на такие документы распространяются требования Инструкции по делопроизводству в части организации работы с документами.

Например, необходимо осуществлять их регистрацию, учет, контроль исполнения, а также хранение по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству.

Корректно ли оформление бланка для письма на одном языке с угловым расположением реквизитов?

Нет, некорректно. Бланк для письма должен оформляться на двух языках с продольным расположением
реквизитов . Данное требование распространяется на все организации независимо от формы собственности.

  1. Напомним, что при продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей .
  2. Какие риски несет организация при несоблюдении требований, установленных Инструкцией по делопроизводству?
  3. Основными рисками, которые несет организация при несоблюдении Инструкции по делопроизводству, являются:
    — материальные и временные затраты на устранение нарушений, выявленных контролирующими органами. Например, если имеющиеся бланки для письма и общие бланки разработаны с нарушениями, организации придется разрабатывать и тиражировать новые;

— недействительность документа при отсутствии обязательных реквизитов. Какие реквизиты документов относятся к обязательным, отражено в схеме .

Документы делопроизводства предприятия

Какие функции возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ)? Какое наименование она может носить и обязательно ли ее создание в организации?

  • На службу ДОУ возлагается выполнение следующих функций :
    — организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации;
    — контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
    — методическое руководство работой с документами;
    — обучение работников основам делопроизводства;
  • — внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Служба ДОУ может называться по-разному: управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.
Она может состоять из нескольких подразделений. Ее структура, задачи, функции закрепляются в положении

о службе ДОУ .

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность данных работников определяются их должностными инструкциями .

  1. В чем особенности электронного документа?
  2. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением :
    — изображения Государственного герба Республики Беларусь;
  3. — оттисков печатей и штампов.
  4. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей :
  5. 1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП);

2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.).

Обратите внимание!
Должность, собственное имя, отчество (если таковое имеется) и фамилия владельца ЭЦП, подписывающего электронный документ, должны соответствовать указанным в общей части .

  • В каких форматах должны создаваться электронные документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов?
  • Такие документы должны создаваться в одном из следующих форматов :
    — Portable Document Format / A (PDF/A);
    — Office Open XML (DOCX);
  • — OpenDocument Format (ODT).

Данный перечень является закрытым. То есть в других форматах создавать и передавать электронные документы в госорганы не допускается.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим — касающимся основной деятельности компании;
  • кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
  • секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
  • электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается срок хранения и место в архиве, когда дело туда переместится.

Утвердить номенклатуру разрешено на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему.

Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем.

Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
  • исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
  • внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Читайте также:  Увольнение со службы: я увольняюсь по болезни. Приказ министра обороны на увольнение есть

График документооборота в компании:

Документы делопроизводства предприятия

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации.

Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг.

В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Начинаем разбираться

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  •  организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  •  создание документов (документирование деятельности);
  •  обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  •  инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  •  номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  •  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг.

И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.

Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
  • Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
  • получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия.

После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.

К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..

  • Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
  • Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
  • Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
  • Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
  • Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Читайте также:  Оформление больничного листа: я работник отдела кадров. Наша организация имеет сокращенное название АБВГД № 123

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

  • Наименование вида документаНаименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
  • Дата документаДатой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
  • Регистрационный индекс (номер) документаИндексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документаСсылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
  • Место составления или изданияРеквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
  • Гриф ограничения доступа к документу Гриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
  • Адресат (адресование)Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
  • Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
  • Заголовок к текстуЗаголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
  • Текст документаТекст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания, — полнота информации, краткость изложения;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;— точность и ясность изложения;— исключение повторов и излишних подробностей;— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);— безличный характер изложения;— употребление специальных терминов;— использование сокращенных слов;— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

  • РезолюцияРезолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.

Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

  • ПодписьРеквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

или

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»

Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

или:

Генеральный директор Генеральный директорличная подпись личная подпись

М.Ю. НИванов С.П. Семенов

мп мп

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся.

Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.